ในยุค New normal นี้ หลาย ๆ คนอาจเคยหรือกำลัง Work Form Home ซึ่งเป็นการทำงานที่บ้าน แม้จะไม่ได้เข้าไปทำงานที่สำนักงานหรืออยู่คนละสถานที่ แต่สิ่งที่จะหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยคือ การ ประชุมออนไลน์ ผ่านโปรแกรมต่าง ๆ เช่น Zoom, Webex, Line เป็นต้น สำหรับบริษัทต่างชาติหรือการประชุมกับลูกค้าหรือผู้เกี่ยวข้องชาวต่างชาติ ย่อมต้องใช้ภาษาอังกฤษในการสื่อสาร ซึ่งใครที่ใช้ภาษาอังกฤษสื่อสารได้เป็นอย่างดี นอกจากจะทำให้งานผ่านไปอย่างราบรื่นแล้ว ยังมีผลต่อความก้าวหน้าในการทำงานอีกด้วย วันนี้เราจะมาแนะนำประโยคภาษาอังกฤษที่ควรรู้ในการ ประชุมออนไลน์ ในหัวข้อที่ต้องใช้บ่อย ๆ กัน
1. ผู้จัดหรือดำเนินการ ประชุมออนไลน์ เป็นผู้แนะนำสมาชิก
เช่น Hi, I am Tom from ABC company. I am calling in with Judy, Ann, John and Andrew. We also have Beccy; Managing Director, Josefa; Engineer and Lui, Marketing manager calling in from DEF company. Can everyone hear me?
รวมทั้งมีการกำหนดระเบียบวิธีการประชุม เพื่อให้การดำเนินการประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น ยกตัวอย่างกรณีต้องการซักถามระหว่างการประชุม เช่น If you have any difficulties/questions during this meeting today, let us know with the raised hand reaction or you can type your comments/idea/responses in the chat.
หรือการแสดงความเข้าใจ-เห็นด้วย เช่น Please use the thumbs-up reaction for understanding or agreement.
2. การแนะนำตัว ใช้ในกรณีแนะนำสมาชิกใหม่ ลูกค้าใหม่ ทีมงานใหม่
โดยบอกชื่อ หน้าที่/ตำแหน่ง และหน่วยงาน และอื่น ๆ ที่ต้องการสื่อสาร (หากเป็นการประชุมที่ไม่เป็นทางการมาก) หรืออาจจบด้วยการแสดงความรู้สึกในทางบวก เช่น Hello everyone, my name is Judy, and I am marketing manager of ABC company. It is a pleasure to join and meet you all today.
3. เมื่อไม่ได้ยินเสียงผู้อื่นหรือได้ยินไม่ชัด ต้องการให้พูดซ้ำ
มีความเป็นไปได้ในระหว่างการประชุม เราอาจได้ยินไม่ชัดเจน ฟังไม่ทัน หรือไม่ได้ยินเสียงของผู้ร่วมประชุม อาจพูดว่า We did not follow that, could you speak more slowly หรือ can you repeat that, please? หรือ The sound quality is not very good, I cannot hear Judy. Can anyone else hear Judy?
เมื่อต้องการให้ผู้พูด พูดเสียงดังขึ้น ใช้ว่า Sorry, my hearing is bad. Could you speak more loudly please?
เมื่อผู้พูดลืมเปิดไมค์ ใช้ว่า We cannot hear you. You are muted, Ann. Could you unmute/turn on your microphone?
เมื่อให้ผู้พูดปิดไมค์ ใช้ว่า There is some background noises. Can you put yourself on mute when you are not speaking?
เมื่อให้ทุกคนเช็กไมค์และลำโพง ใช้ว่า Could you check your speaker volume is loud enough?
เมื่อต้องการเช็กว่าผู้อื่นได้ยินเสียงคุณหรือไม่ ใช้ว่า Can you hear me?
4. เมื่อขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมเปิดกล้อง
ใช้ว่า Please turn on your camera.
แต่หากผู้เข้าร่วมประชุมไม่สะดวกเปิดกล้อง หรือกล้องไม่สามารถใช้การได้ ให้ตอบว่า Sorry, my camera is not working.
5. การเริ่มต้น ประชุมออนไลน์ อาจใช้ประโยคต่าง ๆ
เช่น Right, let’s kick off หรือ let’s start with the first item on the agenda.
หรือการเริ่มนำเสนองาน ซึ่งต้องมีการแชร์หน้าจอ จะใช้ประโยคที่ว่า I am going to share my screen with you. Please give me a moment. Can everyone see my screen?
และเมื่อต้องการบอกผู้อื่นว่า ได้แชร์ผิดหน้าจอ ให้พูดว่า I think you are sharing the wrong screen.
6. กรณีต้องการขัดจังหวะผู้พูด มีข้อสงสัย
หรือไม่แน่ใจว่าใครเป็นผู้พูด จึงควรแนะนำตัวก่อน และถามโดยใช้ประโยคเหล่านี้ เช่น I am Judy, who speaks? หรือ I am sorry, can I jump in here for a second?
หรือกรณีเกิดปัญหาทางเทคนิค เช่น อุปกรณ์ไม่ทำงาน ไม่ได้ยินเสียง สัญญาณไม่ดีหรือขาดหาย หลุดจากวงสนทนา ผู้เกิดปัญหาสามารถพูดว่า Sorry, I am having a connection issue. I think there is a lag.
หรือถามถึงผู้อื่นที่หายไป เช่น Did we lose Tom? Are you there, Tom? We lost you for a minute there.
หรือหากมีเสียงรบกวน ใช้ว่า We need to go on mute for a second. ส่วนผู้แก้สถานการณ์อาจพูดว่า Sorry, my computer is running slow. Please wait a moment for trying to sort the problem out.
และเมื่อแก้ปัญหาเรียบร้อยแล้ว ให้พูดว่า Yes, it is fine and you are back again now. Thank you for your patience.
ส่วนกรณีต้องการขัดจังหวะเพื่อถามข้อสงสัย ให้พูดว่า I apologize for interrupting but may I ask a question?
7. ผู้ดำเนินรายการ อาจแจ้งผู้เข้าร่วมประชุม
กรณีมีข้อสงสัยอื่น ๆ นอกเหนือจากประเด็นหรือวัตถุประสงค์การประชุมว่าให้สามารถพูดคุยกันในตอนท้ายประชุม เช่น If you have any other questions outside of the agenda, please save those until the end.
8. การสรุปและขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุม
เช่น Finally, we made a lot of progress today. Thank you all for joining today. Have a great day.
ทั้งหมดนี้เป็นบางส่วนของตัวอย่างประโยคที่หากจัดประชุมออนไลน์เป็นภาษาอังกฤษจะต้องได้ใช้อย่างแน่นอน หากได้ฝึกบ่อย ๆ นอกจากจะทำให้เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานแล้ว ยังทำให้มีความมั่นใจในการประชุมออนไลน์กับชาวต่างชาติมากยิ่งขึ้นอีกด้วย การ Work From Home และประชุมกับชาวต่างชาติจะไม่มีสะดุดอีกต่อไป แนะนำเรียน ภาษาอังกฤษเพื่อการทำงาน กับ Engduo Thailand
แต่ถ้ากำลังมองหาคอร์สเรียนภาษาอังกฤษอื่นๆ อยู่ ที่ Engduo Thailand ก็มีให้เลือกนะ เพราะที่นีมีการเรียนภาษาอังกฤษตัวต่อตัว แถมยังมีคอร์สเรียนภาษาอังกฤษให้เลือกเรียนอย่างมากมาย ทั้งเพื่อการสื่อสาร, สำหรับเด็ก, สำหรับสัมภาษณ์งาน รวมไปถึงการเตรียมตัวสอบ IELTS ก็มีเช่นกัน
